Hệ thống tổng đài văn phòng ảo

Hệ thống tổng đài văn phòng ảo đâu là giải pháp và những điều gì cần lưu ý?

Hệ thống tổng đài văn phòng ảo

Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo (Virtual Office) là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện, mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính. Văn phòng ảo cho phép người sử dụng sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực tế, như bộ phận lễ tân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách.

Đối với các doanh nghiệp, tư nhân mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh, trong môi trường cạnh tranh đầy cam go, khắc nghiệt này, họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Thế nhưng, những doanh nghiệp, tư nhân này chưa có nhiều vốn để có thể thuê một văn phòng chính thức, dài hạn.

Vì vậy, phương án thuê văn phòng ảo giúp họ không còn băn khoăn về việc đầu tư vốn của mình nữa. Họ không còn cần phải bỏ ra một số tiền khủng để thuê văn phòng dài hạn, trong một thành phố xa hoa như Sài Gòn, các doanh nghiệp/ tư nhân vẫn có thể thuê văn phòng ảo, với cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, phục vụ cho nhu cầu làm việc của mọi người. Cho nên đây được xem như là một giải pháp tuyệt, với giúp các công ty tiết kiệm được rất nhiều chi phí.?

Hệ thống tổng đài văn phòng ảo có yêu cầu gì?

Do tính chất riêng của văn Phòng ảo, nên hệ thống liên lạc cho văn phòng ảo không thể giống với hệ thống liên lạc khác. Hệ thống tổng đài văn phòng ảo đói hỏi các yêu cầu sau:

• Có số cố định, các số chăm sóc khách hàng.
• Tính linh hoạt cao.
• Sử dụng đường truyền internet 100%.
• Có thể liên lạc ở ngoài văn phòng hoặc di chuyển thiết bị nhanh chóng.

Hiện tại ta đang có 3 hệ thống tổng đài chính đó là :

• Hệ thống tổng đài analog.
• Hệ thống tổng đài IP.
• Tổng đài ảo.

Về hệ thống tổng đài Analog, do tính chất đơn giản nhưng cũng phức tap trong việc triển khai vì phải đấu nối đường đây hữu tuyến trung kế, mỗi máy lẻ là 1 dây line riêng nên không thể sử dụng tại văn phòng ảo được. Hệ thống tổng đài IP thì dùng toàn bộ qua mạng lan và mạng internet,  những phải yêu cầu có  đường internet có IP tĩnh riêng, với đường IP này có giá thấp nhất là 800.000/1 tháng chưa kể chi phí đầu tư tổng đài.

Và Tổng đài ảo phù hợp nhất với ô hình văn phòng ảo do không cần đầu tư về tổng đài, đường truyền IP tĩnh và sử dụng đơn giản, máy bàn IP phòng chỉ cần cắm vào nơi có internet là hoạt động, có thể nghe trên Smartphone 

Tổng đài ảo chính là giải pháp cho Hệ thống tổng đài văn phòng ảo.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo: Tên tiếng anh là Private Branch Exchange viết tắt là V-PBX là 1 dạng tổng đài cho phép các số máy nhánh,  trong đó liên lạc với nhau và kết hợp với 1 đường truyền hay số để liên lạc ra ngoài phạm vi của tổng đài đó, Xét về bản chất nó giống như DSLAM hay tổng đài của các nhà cung cấp dịch vụ đầu số , nhưng nó có phạm vi hoạt động hẹp hơn. Tổng đài ảo có tính chất gần như “Tổng Đài IP” hay còn gọi là “Tổng đài VoIP” , vì nó hoạt đồng trên nền tảng VoIP để truyền tải tín hiệu thông qua đường truyền internet.

Do có cùng đặc tính với “tổng đài IP” nên tất cả các tính năng của Tổng đài ip có. Tổng đài ảo đều có và nhờ không dùng thiết bị tổng đài mà dùng Server,  kết hợp với phần mềm nên tổng đài ảo có nhiều tính năng hơn, đồng thời hoạt động ổn định hơn do Server tổng đài ảo,  được đăt tại các Data Center được đảm bảo các điều kiện về đường truyền, cung cấp điện,… và thiết bị đi kèm của Tổng đài ảo và tổng đài IP dùng chung nhau.

>>>Xem thêm : TỔNG ĐÀI ẢO LÀ GÌ? KHI NÀO NÊN SỬ DỤNG TỔNG ĐÀI ẢO !

Tính năng và ưu điểm của hệ thống tổng đài  văn phòng ảo

• Không mất phí đầu tư thiết bị tổng đài, bảo trì, sửa chữa hệ thống.
• Không phụ thuộc vào vị trí, vùng miền.
• Không mất phí khi gọi nội bộ giữa các chi nhánh trên toàn quốc, trên toàn thế giới.
• Không giới hạn số máy sử dụng.
• Khả năng mở rộng linh hoạt: thiết lập khi doanh nghiệp có nhu cầu cài đặt,  và mở rộng chi nhánh chỉ trong thời gian ngắn.
• Nghe/gọi qua internet giúp doanh nghiệp có thể chăm sóc khách hàng,  bán hàng bất kỳ đâu, bất cứ thời gian nào.
• Chuyển tiếp cuộc gọi trực tiếp đến số di động (khi cần).
• Ghi âm cuộc gọi trong vòng 06 tháng/01 năm giúp doanh nghiệp, ghi lại phản ánh của khách hàng cũng như nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng.
• Giao diện Website/Phần mềm/Ứng dụng thân thiện, dễ sử dụng.
• Báo cáo, thống kê tổng hợp số lượng cuộc gọi đến, cuộc gọi đi, cuộc gọi nhỡ.
• Dễ dàng tích hợp các ứng dụng sẵn có (CRM, CMS, Helpdesk).
• Tính ổn định cao Online 24/7.
• Bảo mật cao, được cấp quyền quản lý trên toàn bộ hệ thống tổng đài.
• Dịch vụ phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

>>> Xem thêm các gói sản phẩm : Tổng đài ảo

Liên hệ

CÔNG TY CỔ PHẦN STARTUP VIỆT NAM
Địa chỉ: Tầng 8 Tòa nhà Bigtower 18 Phạm Hùng – Hà Nội
Điện thoại: 024.777.87.888
Kinh Doanh: Nhánh 1
Kỹ Thuật: Nhánh 2
CSKS : Nhánh 3
Email: info.startupvn@gmail.com
Web: startupvn.com.vn